Počinje primena Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti – Nove obaveze za privredna društva i preduzetnike

Počinje primena Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti – Nove obaveze za privredna društva i preduzetnike

29. januara 2021.

Narodna skupština Republike Srbije usvojila je 2020. godine Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Zakon“), čija primena počinje 2. februara 2021. godine.

Ova oblast je do sada bila regulisana sada već anahronim Zakonom o kulturnim dobrima iz 1994. godine i Zakonom o arhivskoj građi Savezne Republike Jugoslavije iz 1998. godine, koji prestaje da važi danom početka primene Zakona.

Zakonodavac je kao razloge za donošenje novog zakona naveo poboljšanje uslova za rad arhiva kako bi mogli da preuzimaju arhivsku građu sa područja svoje nadležnosti, istu srede i obrade, mikrofilmuju i digitalizuju, oštećenu građu konzerviraju i restauriraju, kao i jasno definisanje obaveza osnivača arhiva, ali i pooštravanje kaznene politike koje će doprineti zaštiti i očuvanju arhivske građe.

Arhivska građa, kao dokumentarni materijal koji se trajno čuva, definisana je kao odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem između ostalog i privrednih društava, preduzetnika i lica koja obavljaju registrovanu delatnost, bez obzira na to kada i gde su takvi dokumenti ili zapisi nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani.

Novi zakon predviđa nove obaveze na strani pravnih lica i preduzetnika, koje se odnose kako na unutrašnju organizaciju poslova u vezi sa arhivskom građom, tako i na vođenje evidencija i izveštavanje o postupanju sa arhivskom građom.

Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala

Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u smislu Zakona je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i koji je nosilac prava na arhivskoj građi. Ova lica su dužna da savesno čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.

Između ostalih obaveza navedenih u članu 9. Zakona, subjekti na koje se primenjuje Zakon dužni su da:

  • obezbede odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala,
  • vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu,
  • odrede odgovorno stručno lice za zaštitu i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom,
  • evidentiraju, označavaju, klasifikuju, datiraju i arhiviraju arhivsku građu i dokumentarni materijal,
  • dostave nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
  • obaveste nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.

Takođe, stvaralac i imalac koji je pravno lice, dužan je da donese:

1) opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;

2) listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja;

3) opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.

Kaznene odredbe za pravna lica

Zakonom su za nepoštovanje propisanih obaveza predviđene novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara, odnosno od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.

Iako propisuje obaveze i za preduzetnike, odnosno fizička lica koja obavljaju registrovanu delatnost, interesantno je da Zakon ne predviđa kaznene odredbe za ovu kategoriju subjekata.

Ovaj članak je isključivo informativne prirode i ne predstavlja pravni savet. Ukoliko su Vam potrebne dodatne informacije, budite slobodni da nas kontaktirate.